Статья написана для тех, кому директор сказал «найди поставщика»: помощников, закупщиков и технологов, которые впервые заходят в тему. Общую картину рынка смотрите в гиде для новичка.
Что спросить у директора, прежде чем писать поставщику
Шесть вопросов, без ответа на которые запрос бессмысленен:
- Что выпускаем и в каких рецептурах? Плиточный клей C1, фасадная краска, бетон марки B25: от этого зависит марка сырья.
- Что используем сейчас? Название и поставщик текущей марки, если она есть; для замены нужен аналог.
- Сколько нужно? Тонн на первую партию и в год.
- Куда везти? Город и тип площадки (склад, завод, терминал).
- К какому сроку? Дата, когда сырьё должно лежать на складе.
- Какие документы нужны? Паспорт продукции, паспорт безопасности, протокол партии, сертификаты.
Шаблон письма
Скопируйте, замените слова в скобках и отправьте трём-пяти поставщикам:
Тема: Запрос на поставку [название сырья], [объём] т, [город]
Здравствуйте! Компания [название], [ИНН], выпускает [что именно: сухие смеси, краски, бетон]. Планируем закупку [название и марка или назначение].
- Продукт: [марка/аналог текущей марки: ___, назначение: ___].
- Объём: первая партия [] т, годовой объём [] т.
- Фасовка: [мешки 25 кг на паллетах / биг-бэги / бочки / кубы].
- Доставка: [город, адрес/терминал], желаемый срок [дата].
- Документы: паспорт продукции (TDS), паспорт безопасности (SDS), протокол испытаний партии, сведения о заводе-изготовителе и коде ТН ВЭД.
- Образец: просим образец [__ кг] из товарной партии для пробного замеса.
- Условия оплаты: [предоплата / отсрочка], валюта [₽ / иная].
Просим указать: цену за кг/т с НДС на нашем складе, минимальную партию, срок от заказа до поставки, условия оплаты и стоимость доставки. Ответ ожидаем до [дата].
Контактное лицо: [имя, телефон, e-mail].
Как читать ответы
Сведите все ответы в одну таблицу с одинаковыми столбцами. Это экономит часы споров.
| Критерий | Кандидат 1 | Кандидат 2 | Кандидат 3 |
|---|---|---|---|
| Цена на вашем складе, ₽/кг с НДС | |||
| Минимальная партия | |||
| Срок от заказа до склада | |||
| Документы и протокол партии | |||
| Условия оплаты | |||
| Образец и его срок |
Подсказки по значениям:
- Цена только за «кг без НДС и без доставки» — не сопоставима с ценой «на складе». Просите пересчитать (подробно в граблях закупки).
- Срок «в наличии» без указания склада — нужен адрес и подтверждение остатков.
- Минимальная партия может быть больше вашей потребности (пример по эфирам).
- Отсутствие образца — повод насторожиться; как просить образец, смотрите в статье про образцы.
Пример заполненного запроса (плиточный клей C1)
Тема: Запрос на поставку эфира целлюлозы для плиточного клея C1, 5 т, Краснодар
Здравствуйте! Компания «Пример», ИНН 0000000000, выпускает сухие строительные смеси. Планируем закупку эфира целлюлозы (МГЭЦ) для плиточного клея C1 взамен текущей марки вязкостью около 40 000 мПа·с; нужен аналог с тем же удержанием воды. Первая партия 5 т, годовой объём 60 т, мешки 25 кг на паллетах, доставка на склад в Краснодаре, желаемый срок — через 8 недель. Просим паспорт продукции, паспорт безопасности, протокол партии, образец 1 кг из товарной партии. Условия оплаты рассмотрим, предпочтительна отсрочка. Ответ ожидаем до пятницы.
Все числа и названия здесь условные: подставьте свои. Такой запрос поставщик может прочитать за минуту и ответить цифрами.
Если нужно ускориться: звонок или мессенджер
Иногда запрос уходит по телефону или в мессенджер. Тогда держите под рукой те же шесть ответов и просите поставщика продублировать условия письмом. Хороший признак: поставщик задаёт встречные вопросы о рецептуре и объёме. Плохой: называет цену, не спросив ни о марке, ни о городе, ни о партии.
Памятка директору: что обсудить за пять минут
- Какой продукт и для какой рецептуры ищем?
- Какой бюджет и объём на первую партию?
- Готовы ли мы к импорту (ожидание 35–55 дней до порта на западе или 5–12 дней до Владивостока плюс железная дорога) или нужен российский склад?
- Кто принимает решение и по каким критериям: цена на складе, срок, документы?
- Кто подписывает договор и платит, и какие условия оплаты допустимы?
План на десять рабочих дней
- День 1–2: уточнить задачу с директором и технологом, разослать запросы трём-пяти поставщикам.
- День 3–5: собрать ответы, свести в таблицу, запросить недостающие документы.
- День 5–7: заказать образцы у двух финалистов.
- День 8–10: пробные замесы, выбор поставщика для пробной партии.
Такой график реален, если запрос составлен чётко и образцы отправляются сразу. Подробнее про образцы — в статье «Образцы химического сырья: как заказать».
Что делать, если вы не знаете марку
Это нормально для нового завода. Тогда опишите задачу: «ищем загуститель для плиточного клея C1, нужен аналог такой-то марки» или «подбираем пластификатор для бетона B25 с таким-то расходом цемента». Дальше помогут подбор марки на сайте и страницы аналогов. Если в вашей смеси уже есть эталон, отправьте его рецептуру и методику испытания: поставщик подскажет аналоги.
Типичные ошибки в запросах
- Нет объёма: поставщик не может назвать цену, потому что она зависит от партии.
- Нет города: нельзя посчитать доставку.
- Один запрос — один поставщик: нет эталона цены.
- Не указана фасовка: цена и логистика различаются у мешков, биг-бэгов и бочек.
- Нет требования к документам: потом выясняется, что паспорта на русском нет.
Что берём на себя
На этот же вопрос мы отвечаем по форме КП: указываете марку или задачу, объём и город, мы возвращаем цену на вашем складе с разбивкой, срок и список документов, а образец отправляем из товарной партии.
Мнение компании
Лучший запрос — тот, на который можно ответить цифрами. Мы специально сделали форму КП короткой и не требуем лишнего, но чем больше вы указали, тем точнее ответ. Не бойтесь отправлять тот же запрос нам и конкурентам: честное сравнение по одной таблице выгоднее и вам, и нам.
